home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Cream of the Crop 1 / Cream of the Crop 1.iso / BUSINESS / FIS20.ARJ / FIS.HLP (.txt) < prev    next >
Clarion Help  |  1992-06-05  |  21KB  |  349 lines

  1. THIS SCREEN IS USED TO ADD, CHANGE OR DELETE CUSTOMER RECORDS
  2.  !NAME/ADDRESS
  3.  Enter BILL TO and SHIP TO name/address as it is to appear on the invoice.
  4.  If you enter the word SAME in the SHIP TO line 1 field, the BILL TO name/
  5.  address information will be copied to the SHIP TO fields.
  6.  $REMARK
  7.  Enter the note or remark that is to print at the bottom of this customer's
  8.  invoice.  If this field is supplied, it will print in addition to the remark 
  9.  specified in the user control record.  Ex: "Thank you John."
  10.  %TERMS
  11.  Enter the normal payment terms for this customer.  Ex: "Net 30 Days".
  12.   SALES TAX RATE
  13.  Enter the sales tax rate (expressed as a percent- xx.xx%) for this customer. 
  14.  If an item is coded as taxable, the extended item price will be multiplied
  15.  by this value to obtain the sales tax amount for the item.  If this value is 
  16.  zero, the system will use the default sales tax rate.  If both customer and  
  17.  default tax rates are zero, no tax will be computed.  Example: 05.00 = 5%.
  18.   AFTER ENTERING THE CUSTOMER DATA, PRESS THE <F10-KEY> TO UPDATE THE FILE.
  19.  9Press Enter to EXIT 
  20. s DISPCTL2
  21. E 1 of 3 
  22. COMPANY NAME/ADDRESS
  23.  Enter company name, address, phone no., etc. to which payment is to be made. 
  24.  Invoices may be printed on letterhead paper, providing the letterhead does
  25.  not extend down more than 2 inches from the top of the page.  To use 8.5" x  
  26.  11" letterhead forms for printing invoices, clear all six (6) lines of the
  27.  COMPANY NAME/ADDRESS field on the SYSTEM SETUP screen to spaces.  This will  
  28.  stop the print program from printing a name and address, and allows the
  29.  letterhead to provide this information.  The document title, "INVOICE" or
  30.  "CREDIT", will be shifted down the page to allow room for the letterhead.
  31. # OF PACKING SLIPS
  32.  Enter the number of copies of the packing slip to be printed (0,1,2).
  33.  The first copy will be identified as "COPY-1" and the second as "COPY-2".
  34.  Packing slips will print ahead of the invoice.  If set to zero, no packing
  35.  slip will be printed.  Default = 0.
  36. LATE CHARGE ANNUAL %
  37.  Enter interest rate to be charged on late payments, expressed as an Annual
  38.  Percentage Rate (APR).  If zero, no late charge message prints on invoice.
  39. Press <ESC> to Exit 
  40. Press Enter to Continue 
  41.  DISPCTL3
  42. E 2 of 3 
  43. PRINT INVOICE REGISTER
  44.  Indicates whether or not an invoice register is to be provided (Y=yes,N=no). 
  45.  If set to Y, you will be prompted at program termination (EXIT) if you would 
  46.  like to print the invoice register.  If you respond to the prompt with NO,
  47.  the invoice data will be kept in the disk file until you desire to print the 
  48.  register.  If you respond with YES, and after the register has printed, you  
  49.  will be prompted whether to keep or delete the invoice register records.
  50.  If this field is set to N, you will not be prompted to print the register.
  51.  NOTE: CHANGING THIS FIELD FROM Y TO N WHILE THERE ARE RECORDS IN THE INVOICE 
  52.  REGISTER FILE WILL RESULT IN THE LOSS OF ALL UNPRINTED REGISTER RECORDS.
  53. DEFAULT SALES TAX %
  54.  Enter the default sales tax rate (expressed as a percent- xx.xx%) to be used 
  55.  for computing tax on taxable items when the customer tax rate is zero.  If
  56.  the default tax rate and customer tax rate are both zero, no tax will be
  57.  computed, regardless of the item tax code.  Example: 05.00 represents 5%.
  58.  Default = zero.
  59.  $REMARK
  60.  Enter any note or remark that is to print at the bottom of every invoice.
  61.  This field may be blank.  Example: "We appreciate your business".
  62. Press <ESC> to EXIT
  63. <PgUp> for previous screen 
  64. Enter to Continue 
  65. E 3 of 3 
  66. NEXT INVOICE NUMBER
  67.  Contains the next system assigned invoice number.  Startup default = 1
  68. INVOICE MULTI-COPY TITLES
  69.  Enter a copy name to print at the bottom of each invoice copy.  Example:
  70.  CUSTOMER, FILE COPY, etc.  If no name is provided for a copy, that copy will 
  71.  not print.  COPY-1 title must be provided.  Default = ORIGINAL.
  72.  !PRINTER PORT
  73.  Enter the printer port number to which the printer to be used for printing
  74.  invoices is connected (1,2,3).  The FIS system supports only the parallel
  75.  printer ports known to the system as LPT1, LPT2 or LPT3.  (No serial ports
  76.  are supported.)  Most of the time when a computer has only 1 printer, it is  
  77.  attached to port 1 (LPT1).  In the unlikely event that you experience a
  78.  problem printing invoices, try setting the port to 2 or 3.  Default = 1.
  79.  AFTER ENTERING THE APPROPRIATE DATA, PRESS THE <F10-KEY> TO UPDATE THE FILE. 
  80. Press <PGUP> for previous screen 
  81. Press Enter to EXIT 
  82. THIS SCREEN DISPLAYS CUSTOMER RECORDS IN CUSTOMER NAME SEQUENCE
  83. It is used by the PREPARE INVOICES and CUSTOMER MAINTENANCE procedure.
  84.  To SELECT a customer, use the Up & Down arrows, Page Up & Page Down keys, or 
  85.  the Ctrl/Page Up & Ctrl/Page Down keys to HIGHLIGHT the customer, and then
  86.  press the appropriate key from the menu at the bottom of the screen.  If
  87.  this screen was displayed from the PREPARE INVOICES procedure, pressing the  
  88.  Enter key will put the customer information on the invoice and return to the 
  89.  PREPARE INVOICES procedure.  If this screen was displayed from the CUSTOMER  
  90.  MAINTENANCE menu procedure, pressing the Enter key will display the customer 
  91.  on the customer maintenance screen to allow you to make changes.
  92.  To ADD a customer, press the INSert key. The maintenance screen will appear. 
  93.  To CHANGE a customer, SELECT the customer and then press the Enter key. The  
  94.  customer will be displayed on the maintenance screen for changes.  Changes
  95.  in the customer file cannot be made from the PREPARE INVOICES procedure.
  96.  Customer changes may be made on the invoice screen, but they are not saved.  
  97.  To DELETE a customer, SELECT the customer and press the DELete key.  The
  98.  record will be displayed and a delete confirmation will be requested.
  99.  9Press Enter to EXIT 
  100. THIS SCREEN DISPLAYS ITEMS FROM THE ITEM FILE IN DESCRIPTION SEQUENCE
  101. It is used by the PREPARE INVOICES and ITEM MAINTENANCE procedure.
  102.  To SELECT an item, use the Up & Down arrows, Page Up & Page Down keys, or
  103.  the Ctrl/Page Up & Ctrl/Page Down keys to HIGHLIGHT the item, and then press 
  104.  the appropriate key from the menu at the bottom of the screen.  If this
  105.  screen was displayed from the PREPARE INVOICES procedure, pressing the Enter 
  106.  key will put the item information on the invoice item line and return to the 
  107.  PREPARE INVOICES procedure.  If this screen was displayed from the menu ITEM 
  108.  MAINTENANCE procedure, pressing the Enter key will display the item on the
  109.  item maintenance screen to allow you to make changes.
  110.  To ADD an item, press the INSert key.  The maintenance screen will appear.
  111.  To CHANGE an item, SELECT the item and then press the Enter key.  The item
  112.  will be displayed on the maintenance screen for changes.  NOTE: Changes in
  113.  the item file cannot be made from the PREPARE INVOICES procedure.  Changes
  114.  may be made on the invoice screen, but they are not saved in the item file.  
  115.  To DELETE an item, SELECT the item and press the DELete key.  The item will  
  116.  be displayed and a delete confirmation will be requested.
  117.  9Press Enter to EXIT 
  118. edINVOICE3
  119. E 2 of 6 
  120. INVOICE SCREEN FIELD DEFINITIONS
  121.   INVOICE NUMBER
  122.  The system will assign consecutive invoice numbers, starting with Number
  123. .  You may enter another invoice number if desired.
  124.  %DATE
  125.  This is the invoice date.  The system will supply the current date stored
  126.  in the computer.  You may change the date to any valid date.
  127.  $BILL TO
  128.  Enter the customer's name and address to which this invoice is to be sent.
  129.  The bottom line is reserved for an ATTENTION name.  If you press the Enter
  130.  key before keying anything on the first line, the system will display the
  131.  customer records in customer name sequence, and you may select the desired
  132.  customer for the invoice.
  133.  When the customer data is selected from the customer record display, the
  134.  BILL TO name/address, SHIP TO name/address and TERMS fields are placed on
  135.  the invoice screen and the cursor is positioned on the TERMS field.  You
  136.  may position the cursor to any of the completed fields and make desired
  137.  changes.  However, the changes will not be saved in the customer file.
  138. Press <ESC> to EXIT 
  139. <PgUp> for previous screen 
  140. Enter to Continue 
  141. mINVOICE4
  142. E 3 of 6 
  143. SHIP TO NAME/ADDRESS
  144.  Enter the name/address to which the invoice items were shipped or delivered. 
  145.  These fields may be key entered or supplied from the customer file.  If you  
  146.  enter the word SAME in the SHIP TO line 1 field, the BILL TO name/address
  147.  information will be copied to the SHIP TO fields.  Fields not required.
  148.  %TERMS
  149.  Enter the normal payment terms for the customer.  (Ex: Net 30 days, C.O.D.)  
  150.  This field may be supplied from the customer file.  Field not required.
  151.  #SHIP VIA
  152.  Enter the method of product shipment or delivery.  (Ex: Fed Express, U.P.S., 
  153.  etc.)  Field not required.
  154.  !CUSTOMER P/O
  155.  Enter customer's purchase order number, if applicable.  Field not required.  
  156.  &FOB
  157. Enter the FOB point for the shipment.  Field not required.
  158. Press <ESC> to EXIT 
  159. <PgUp> for previous screen 
  160. Enter to continue 
  161. INVOICE5
  162. E 4 of 6 
  163. ITM (ITEM NUMBER)
  164.  Each item line is numbered consecutively on the screen (maximum 99).  Only
  165.  those items having an extended price are numbered on the printed invoice.
  166.  This allows you to insert notes on invoice item lines, if desired.
  167.   QTY (QUANTITY)
  168.  Enter the item quantity.  Maximum quantity = 
  169. .99.  Field not required.  
  170.  "DESCRIPTION
  171.  Enter the item description.  If you press the Enter key before keying any-
  172.  thing in the description field, the system will display the item records in  
  173.  description sequence, and you may select the desired item for the invoice.
  174.  When the item is selected from the item display, the price and tax code are  
  175.  also placed on the invoice screen.  You may make changes to the item data
  176.  on the invoice.  However, the changes will not be saved in the item file.
  177.  %PRICE
  178.  Enter item price.  Maximum value = 
  179. .99.  This field may be supplied
  180.  from the item file.  The price is multiplied by the entered quantity to
  181.  obtain the extended item price.  If quantity is 0, the system will use a
  182.  quantity of 1 for computing extended price.  The price may be entered as a
  183.  negative amount by pressing the minus(-) key in lieu of the Enter key.
  184. Press <ESC> to EXIT 
  185. <PgUp> for previous screen 
  186. Enter to continue 
  187. lINVOICE6
  188. E 5 of 6 
  189.  %TAX
  190.  Enter Y if the item is to be taxed or N if item is not to be taxed.  If this 
  191.  field is Y, the sales tax amount will be computed by multplying the item
  192.  extended price by the tax percent in the customer record or by the system
  193.  default tax percent.  The computed tax amount is not displayed, but it is
  194.  accumulated and the total is shown at the bottom of the screen.  Taxed items 
  195.  are identified with an '*' on the printed invoice.  Tax cannot be computed
  196.  if customer is not in the customer file, and the default tax rate is zero.
  197.  #EXT PRICE
  198.  This field is normally provided by the system.  It is computed by extending  
  199.  quantity times price.  However, you may change the computed value.  May be
  200.  negative (press minus(-) key in lieu of Enter key). Max. value = 
  201. .99. 
  202.  #SUB TOTAL
  203.  This field is provided by the system.  It is the accumulated total extended  
  204.  price of all items on the invoice.  This amount does not include sales tax.  
  205.  #SALES TAX
  206.  This field is provided by the system.  It contains the total accumulated
  207.  sales tax for the invoice items.
  208. Press <ESC> to EXIT 
  209. <PgUp> for previous screen 
  210. Enter to continue 
  211. E 6 of 6 
  212.  %TOTAL
  213.  This field is provided by the system.  It contains the total invoice amount. 
  214.  Max. value = 9,
  215. MISCELLANEOUS NOTES
  216.  1) The HIGHLIGHTED Function key fields may be used to immediately position
  217. the cursor on the desired field in lieu of using the cursor control keys. 
  218. (Ex: Pressing the F4-key will position cursor on the SHIP TO: field.)
  219.  2) Press the <F7-key> to enter a special note to be printed on the current
  220. invoice only.  A window will display to allow the note to be entered.
  221. The note can consist of two lines, up to 60 characters each.
  222.  3) A CREDIT invoice may be printed by pressing the F8-key.  Pressing the
  223. F8-key again returns to the INVOICE screen.
  224.  4) After printing an invoice with more than 9 line items, the system will
  225. display a PRINT COMPLETE window and ask if you want to continue, or if
  226. you would like to reprint the invoice.  If you select reprint, the
  227. invoice register file is not updated with the invoice just printed.
  228.  5) WHEN ALL DATA HAS BEEN ENTERED, PRESS THE <F10-KEY> TO PRINT THE INVOICE. 
  229. Press <PgUp> for previous screen 
  230. Press Enter to EXIT 
  231. crINVOICE2
  232. E 1 of 6 
  233. TIPS For Using First Invoice System
  234.  1) Always press the Enter key after keying data into a field, to ensure that 
  235. the program accepts the screen data.
  236.  2) It is a good idea to issue the print command <F10-key> with the cursor
  237. below the last invoice item line.  Eliminates the possibility of printing 
  238. an invoice with an incomplete last line.
  239.  3) Use the CTRL-END keys to clear a non-numeric field. (Faster than delete)  
  240.  4) Use the Backspace key (or enter zero) to clear numeric fields.
  241.  5) When printing longer invoices (more than 9 items), review the printed
  242. invoice before clearing the screen.  Saves reentering the entire invoice  
  243. if an error is detected on the invoice.
  244.  6) When invoices are printed on stock 8.5" x 11" paper, they can be folded
  245. and used with a standard business window envelope.
  246.  7) New customers and items can be added to the disk files while in the in-
  247. voicing procedure.  Press INSert from the Customer/Item scroll screen.
  248.  8) Screen saver feature is included in the system.  If the screen suddenly
  249. goes blank (after 10 minutes of non use), press any key to restore.
  250.  9) The invoice heading captions (SHIP TO, FOB, etc.) do not print if there
  251. are no associated data.
  252. 10) Invoice lines can be double spaced by repeatedly pressing the down arrow. 
  253. 11) Notes can be entered in the invoice item description field.
  254. Press <ESC> to Exit 
  255. Press Enter to Continue 
  256. THIS SCREEN IS USED TO ADD, CHANGE OR DELETE ITEMS
  257.  "DESCRIPTION
  258.  Enter item description as it is to appear on the invoice.  Cannot be blank.  
  259.  "UNIT PRICE
  260.  Enter the item's normal selling price, hourly rate, etc.  It can be changed  
  261.  when preparing an invoice.  This value is multiplied by the quantity in the  
  262.  PREPARE INVOICES procedure to obtain the invoice item extended price.
  263.  Default = zero.
  264. SALES TAX? (Y/N)
  265.  Enter whether or not the item is normally taxed (Y=yes, N=no).  If Y, the
  266.  system will use either the sales tax rate stored in the customer record or
  267.  the default sales tax rate for computing the tax amount on the item.  May
  268.  be changed when preparing an invoice.  Default = N.
  269.   AFTER ENTERING THE ITEM DATA, PRESS THE <F10-KEY> TO UPDATE THE ITEM FILE.  
  270.  9Press Enter to EXIT 
  271. - MENU2   
  272. E 1 of 2 
  273.   Options may be selected with the cursor control keys or by typing the First 
  274.   letter of a menu item to HIGHLIGHT the item and then press the Enter key.
  275. PREPARE INVOICES
  276. Allows the user to enter invoice data and then prints the invoice.
  277. CUSTOMER MAINTENANCE
  278. Procedure for maintaining customer records (Add, Change and Delete).
  279. ITEM MAINTENANCE
  280. Procedure for maintaining item records (Add, Change and Delete).
  281.  !SYSTEM SETUP
  282.  Procedure for maintaining system control information: Company Name/Address,  
  283.  Default Sales Tax Rate, Late Charge Annual %, Register Flag, # of Packing
  284.  Slips, Remark, Next Invoice #, Invoice Copy Titles (Max-4) and Printer Port. 
  285.  !REGISTRATION
  286. Explains user registration and prints a registration form.
  287.  %EXIT
  288. Optionally print invoice register and terminate First Invoice System.
  289. Press <ESC> to Exit 
  290. Press Enter to Continue 
  291. E 2 of 2 
  292.   KEYBOARD USAGE
  293.   The cursor control keys are used for positioning the cursor on the various  
  294.   screen fields.  Other keys are used for clearing fields and entering data.  
  295.   Check each screen display for key usage unique to that particular screen.
  296. ENTER - Used to input data keyed into a field.
  297. UP ARROW - Positions cursor back (or up) 1 field.
  298.   DOWN ARROW - Positions cursor forward (or down) 1 field.
  299.   LEFT ARROW - Moves cursor 1 position to the left within the current field.  
  300.  RIGHT ARROW - Moves cursor 1 position to the right within the current field. 
  301. PAGE UP - Displays the previous page on a scrolling screen.
  302. PAGE DOWN - Displays the next page on a scrolling screen.
  303. HOME - Positions cursor at the first input position of a field.
  304.      END - Positions cursor at the last position entered for a field.
  305. INSERT - Toggles insert and overwrite input mode.
  306. DELETE - Deletes character at the cursor and shifts remainder to left.  
  307. BACKSPACE - Moves cursor 1 position to the left and deletes the character  
  308. at that position. GOOD FOR CLEARING DIGITS IN A NUMERIC FIELD. 
  309. CTRL/END - Clears current field from the cursor to the end of the field.  
  310. CTRL/PGUP - Positions a scrolling screen to the first page.
  311. CTRL/PGDN - Positions a scrolling screen to the last page.
  312.      ESC - Exits the current screen or procedure without update.
  313. Press <PgUp> for previous screen 
  314. Press Enter to EXIT 
  315. INVOICE REGISTER
  316. Each time an invoice (or credit) is printed, a summary record is written
  317. to an invoice register file.  At FIS termination (EXIT), you are asked if  
  318. you would like to print the invoice register.  If you respond NO, the
  319. summary records are kept in the file until you are to ready to print the
  320. register.  If you respond YES, the register is printed, and then you are
  321. given an opportunity to delete or keep the register records.
  322. The invoice register contains one line per invoice, showing: Invoice No.,  
  323. Date, Customer name, Sub total, Sales tax, and Total amount.  Totals for
  324. all invoices and credits on the register are printed at the end of the
  325. report.  A sales tax recap is also printed showing the total amount of
  326. sales tax by the various tax rates (up to 12 diff. rates).  The register
  327. includes all the summary records in the file at the time of printing.
  328. By keeping the records until the end of a period (week or month), you can  
  329. get a period report containing all your invoices and a sales tax recap
  330. for the period.
  331. Once the records have been deleted, there is no way to retrieve them.
  332.  9Press Enter to EXIT 
  333. CUSTMAIN
  334. DISPCTL 
  335. DISPCTL2,
  336. DISPCTL3
  337. DISPCUSTh
  338. DISPITEM$
  339. INVOICE2
  340. INVOICE3
  341. INVOICE4
  342. INVOICE5
  343. INVOICE6
  344. INVOICES
  345. ITEMMNT 4?
  346. MENU    
  347. MENU2   EG
  348. WRAPUP  vM
  349.